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GUÍA OPERATIVA DE SISTEMA, RELEVAMIENTO DE BEDELÍA Y ROADMAP DE EVOLUCIÓN

Plataforma Admin Edu-Space — UniCABA

Documento de Operaciones y Prospectiva Tecnológica
Versión: 1.0 (Producción MVP)

1. Guía de Procedimientos del Programa por Rol

1.1. Para el Personal de Bedelía (Gestores de Espacios)

El personal de Bedelía es el corazón operativo de la infraestructura física universitaria. Su flujo de trabajo en Edu-Space sigue el siguiente ciclo:

           [ Inicio de Cuatrimestre ]
                       │
                       ▼
       1. Configuración del Ciclo Lectivo
   (Fechas de inicio, fin, feriados y recesos)
                       │
                       ▼
       2. Carga/Actualización de Aulas y Sede
   (Capacidad física, proyectores, computadoras, AC)
                       │
                       ▼
     3. Importación o Carga de Comisiones y Materias
  (Docente a cargo, alumnos inscriptos, días y turnos)
                       │
                       ▼
       4. Ejecución del Optimizador Genético
(Distribución automatizada sin colisiones ni solapamientos)
                       │
                       ▼
     5. Publicación y Monitoreo en Tiempo Real
(Cartelera digital activa y gestión de contingencias/reparaciones)

Paso a Paso Operativo:

  1. Configuración de Ciclo Lectivo:
    • Navegar al menú Ciclos Lectivos en la barra lateral.
    • Definir el ciclo activo (ej: 2026 - 2C), fijando las fechas de inicio de clases, exámenes finales y cierres de actas.
  2. Inventario de Aulas y Recursos:
    • En Gestión de Aulas, registrar cada aula con su capacidad real de asientos, tipo de pizarrón, presencia de proyector, conectividad de red y climatización.
    • Marcar aulas en estado Mantenimiento en caso de fallas edilicias para excluirlas del algoritmo de asignación.
  3. Carga y Verificación de Comisiones:
    • Ingresar a Comisiones / Horarios para verificar la nómina de materias activas, sus horarios (Turno Mañana, Tarde o Noche) y la cantidad estimada de matriculados.
  4. Asignación Asistida por IA (Optimizador Genético):
    • Acceder al módulo Optimizador Genético.
    • Seleccionar el ciclo lectivo y pulsar "Ejecutar Optimización".
    • El sistema evaluará millones de combinaciones en segundos, priorizando que los grupos más numerosos ocupen las aulas mayores y minimizando distancias de traslado de docentes.
    • Bedelía puede revisar el cronograma propuesto y confirmarlo con un clic.
  5. Atención de Cambios de Último Momento:
    • Si un docente requiere cambio de aula o si un equipo multimedia falla, Bedelía ingresa a Reservas / Asignaciones, busca la franja horaria y reubica la comisión en un aula alternativa libre sugerida por el sistema.

1.2. Para el Cuerpo Docente (Profesores)

  1. Consulta de Aulas Asignadas:
    • Iniciar sesión con la cuenta docente. En el Dashboard de Cátedra, el profesor ve inmediatamente su agenda semanal: nombre de la materia, número de comisión, aula física asignada, piso y capacidad.
  2. Clases Virtuales e Híbridas (Google Meet):
    • Para las materias con modalidad combinada, el sistema genera y exhibe el enlace directo de Google Meet. El docente puede iniciarlo con un solo clic sin necesidad de crear salas manualmente.
  3. Solicitud de Asistencia o Recursos:
    • Desde la ficha de su clase, el profesor puede reportar incidencias (ej: falta de marcadores, proyector averiado) notificando directamente al panel de Bedelía.

1.3. Para los Estudiantes (Alumnado)

  1. Localización de Aula en Tiempo Real:
    • Desde cualquier smartphone o computadora, el alumno ingresa a eduspace.oemspot.com.ar y visualiza en su pantalla principal el aula de cursada del día, evitando aglomeraciones en los pasillos de entrada.
  2. Calendario Académico y Fechas de Parciales:
    • El alumno consulta los días confirmados de exámenes parciales, recuperatorios y entregas de trabajos prácticos fijados por sus cátedras.
  3. Cartelera de Avisos:
    • Acceso a novedades institucionales y eventuales traslados de aula notificados al instante.

2. Relevamiento y Cuestionario para Entrevista con Bedelía

Para perfeccionar la aplicación y adaptarla de forma quirúrgica a las particularidades de UniCABA, se diseñó la siguiente guía de preguntas para entrevistar al equipo de Bedelía:

Bloque A: Dinámica y Cuellos de Botella Actuales

  1. ¿Cuál es el proceso exacto que utilizan hoy cuando se abre un nuevo cuatrimestre? ¿Cuánto tiempo les demanda asignar manualmente todas las aulas?
  2. ¿Cuáles son los conflictos más frecuentes que ocurren durante las dos primeras semanas de clase? (Ej: grupos que superan la capacidad del aula, docentes que piden proyector sin aviso previo, ruidos molestos).
  3. ¿Cómo gestionan hoy los cambios de aula imprevistos? (¿Cartel de papel en la puerta, aviso por WhatsApp, grupos de delegados?)

Bloque B: Reglas de Negocio y Restricciones Específicas

  1. ¿Existen docentes que por razones de movilidad reducida o edad deban tener asignadas aulas exclusivamente en Planta Baja o cerca de ascensores?
  2. ¿Hay cátedras que requieran software específico o laboratorios fijos que no puedan dictarse en aulas convencionales?
  3. ¿Qué margen de tolerancia de capacidad prefieren? (Ej: ¿Es aceptable ubicar a 30 alumnos en un aula de 32 bancos, o exigen un 15% de margen de seguridad libre?)

Bloque C: Integración con Sistemas Institucionales

  1. ¿De qué sistema extraen la nómina de alumnos inscriptos? (¿SIU Guaraní, planillas CSV/Excel, sistema propio de la Ciudad de Buenos Aires?)
  2. ¿Qué formato de reporte o planilla deben entregar a Dirección Académica al cerrar la planificación?

Bloque D: Propuestas de Mejora Identificadas para Modificar en Edu-Space

  • Petición detectada: Incorporación de un botón de "Intercambio Rápido de Aulas" entre dos comisiones simultáneas sin tener que desasignar y volver a asignar a ambas individualmente.
  • Petición detectada: Alerta visual con código de colores cuando un aula física supere el 95% de aforo de seguridad.
  • Petición detectada: Exportador directo en PDF imprimible con formato oficial apaisado para pegar en las carteleras de corcho tradicionales para aquellos alumnos sin batería en el móvil.

3. Especificación: Módulo y Pestaña de Beneficios Universitarios

3.1. Propósito y Justificación

Uno de los principales factores de permanencia y bienestar estudiantil es el acceso ágil a los convenios y beneficios que brinda la comunidad académica. La incorporación de la pestaña Beneficios dentro del ecosistema Edu-Space centraliza esta información en la misma plataforma donde el alumno consulta su vida académica diaria.

┌────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│                   PESTAÑA DE BENEFICIOS EDU-SPACE                      │
├──────────────────┬──────────────────┬─────────────────┬────────────────┤
│   🏷️ COMERCIO    │  💻 LICENCIAS    │   ☕ COMEDOR    │  📚 BIBLIOTECA │
│    Y LIBRERÍA    │   DE SOFTWARE    │  UNIVERSITARIO  │    DIGITAL     │
├──────────────────┼──────────────────┼─────────────────┼────────────────┤
│ 20% en fotocopias│ GitHub Student   │ Menú estudiantil│ Préstamo de    │
│ y apuntes con el │ Pack, JetBrains  │ subsidiado con  │ e-books y salas│
│ carnet digital.  │ Pro y Office 365 │ reserva previa. │ de estudio.    │
└──────────────────┴──────────────────┴─────────────────┴────────────────┘

3.2. Modelo de Datos Propuesto (Entidades)

  • Tabla beneficio:
    • id: Clave primaria autoincremental.
    • categoria: Enum (Librería, Gastronomía, Software/Tecnología, Salud/Deportes, Cultura).
    • titulo: Nombre del beneficio (ej: Descuento 20% en Fotocopiadora Central).
    • descripcion: Condiciones de uso y letra chica.
    • validez_hasta: Fecha límite de vigencia.
    • codigo_descuento: Cupón alfanumérico o enlace de validación.
    • convenio_empresa: Nombre del proveedor o área universitaria.
    • activo: Booleano para activar/pausar la visualización.

3.3. Interfaz de Usuario (UI)

  • Tarjetas dinámicas (Cards) con estética Glassmorphism, botón de "Copiar Código", botón de "Ver Mapa de Canje" y filtros por categoría.

4. Innovación a Futuro: Credencial Digital con QR y Rol "Recepción"

4.1. Arquitectura de Acceso Seguro mediante QR Dinámico

Para modernizar el control de ingreso al edificio de UniCABA y erradicar las credenciales plásticas costosas y extraviables, se proyecta el módulo de Credencial QR Inteligente:

 [ Pantalla Alumno (Edu-Space) ]
   Generación de Token TOTP Cifrado (HMAC-SHA256)
   (Cambia cada 30 segundos para evitar capturas de pantalla compartidas)
                 │
                 ▼  Muestra Código QR en Pantalla
                 
 [ Puesto de Acceso / Molinete ]
                 │
                 ▼  Escaneo con Cámara Web o Lector Óptico 2D
 [ Tablet / Terminal Rol "Recepción" ]
   - Valida firma criptográfica con la API
   - Consulta estado del estudiante: ¿Alumno Regular Activo? ¿Tiene clase en esta sede hoy?
                 │
                 ▼
   ✅ ACCESO PERMITIDO: Nombre, Foto, Carrera y Aula asignada ("Aula 104 - 1° Piso")
   ❌ ACCESO DENEGADO / ALERTA: Matrícula suspendida o no regular

4.2. Especificación del Nuevo Rol de Usuario: recepcion

  • Permisos del Rol:
    • Acceso restringido exclusivamente a la pantalla de escaneo (/reception/scanner) y al monitor de aforo edilicio en vivo (/reception/headcount).
    • Imposibilidad de alterar notas, comisiones o configuraciones de Bedelía.
  • Beneficios de Seguridad Institucional:
    • Control de Aforo en Tiempo Real: El personal de portería y seguridad conoce en todo momento la cantidad exacta de personas dentro del edificio, dato crítico ante evacuaciones por siniestros.
    • Guía al Ingresante: Al momento del escaneo, el sistema le muestra en pantalla al recepcionista a qué aula debe dirigirse el estudiante, permitiendo orientarlo amablemente en el momento del ingreso.

5. Aplicación Móvil en Ionic (Capacitor) para Android e iOS

5.1. ¿Por Qué Ionic Framework + Capacitor?

Para llevar Edu-Space a los dispositivos móviles de los estudiantes y profesores sin duplicar el costo de desarrollo en lenguajes nativos independientes (Kotlin/Swift), la elección óptima de ingeniería es Ionic con Capacitor:

  1. Reutilización del Código y UI Web: El diseño responsivo ya desarrollado en HTML5/CSS/JavaScript se compila directamente dentro de un contenedor webview de alto rendimiento nativo.
  2. Acceso a Hardware Nativo mediante Plugins Capacitor:
    • @capacitor/camera: Para que el personal de recepción o docentes escaneen códigos QR directamente con el lente del celular.
    • @capacitor/push-notifications: Notificaciones Push en tiempo real emitidas por Firebase Cloud Messaging (FCM) ante avisos urgentes (ej: "Tu clase de Algoritmos se trasladó al Aula 201").
    • @capacitor/preferences / @capacitor-community/sqlite: Almacenamiento local para permitir al alumno consultar sus horarios sin consumir datos móviles o en zonas del edificio con baja señal de red.

5.2. Arquitectura de Distribución

                              ┌──────────────────────────────────┐
                              │  Código Base Edu-Space Frontend  │
                              └─────────────────┬────────────────┘
                                                │
                                                ▼
                               ┌──────────────────────────────────┐
                               │       Capacitor Bridge CLI       │
                               └────────┬────────────────┬────────┘
                                        │                │
                        ┌───────────────▼──┐          ┌──▼────────────────┐
                        │   Proyecto Nativo│          │  Proyecto Nativo  │
                        │      Android     │          │        iOS        │
                        │    (Gradle/APK)  │          │   (Xcode/Archive) │
                        └───────┬──────────┘          └──┬────────────────┘
                                │                        │
                                ▼                        ▼
                         Google Play Store         Apple App Store

5.3. Fases de Implementación Móvil

  • Fase 1 (Empaquetado y Notificaciones): Inicialización de Capacitor en el proyecto, configuración de iconos adaptativos y recepción de notificaciones Push de cambios de aula.
  • Fase 2 (Modo Desconectado / Offline): Caché del cronograma semanal en almacenamiento interno del dispositivo para consulta sin internet.
  • Fase 3 (Publicación): Firma digital de binarios (.aab para Android y .ipa para iOS) y subida a las consolas de Google Play y Apple Developer.
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